Interview mit Sandra Bos, Abteilungsleiterin im Bereich Verwaltung, KYOCERA Document Solutions Deutschland

KYOCERA Document Solutions Deutschland ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Produktpalette umfasst neben ressourcenschonenden Druckern und Kopierern auch umweltfreundliche Verbrauchsmaterialien sowie Software-Solutions. Gemeinsam mit seinen Fachhandelspartnern unterstützt man Unternehmenskunden, Dokumentenprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Seit vielen Jahren kümmert sich BASIC Facility Management, kurz BASIC, um das Management der operativen Dienstleistungsprozesse. Dafür stellt BASIC FM den Facility Manager vor Ort und kümmert sich neben der Dienstleistungssteuerung unterschiedlicher Gewerke, u. a. die Wartung und Instandsetzung aller technischen Anlagen, auch um die Einhaltung der Gewährleistungsverfolgung sowie die Betreuung verschiedener Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Im Interview berichtet die Abteilungsleiterin Verwaltung, Frau Sandra Bos, über die Anfänge der Zusammenarbeit, bei welchen Arbeiten KYOCERA Unterstützung erhält und warum sich das Unternehmen immer auf BASIC verlassen kann.

Guten Tag Frau Bos, stellen Sie sich und Ihren Arbeitsbereich bitte kurz vor.

Mein Name ist Sandra Bos und bin seit 14 Jahren bei der KYOCERA Document Solutions Deutschland beschäftigt. Als Abteilungsleiterin im Bereich Verwaltung bin ich für den Einkauf aller Güter und Dienstleistungen verantwortlich.

Lassen Sie uns gemeinsam auf die Anfänge der erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen KYOCERA und BASIC Facility Management schauen: Aus welchen Gründen waren Sie ursprünglich auf die Firma BASIC FM herangetreten?

Durch den Umstand, dass wir seit 2006 nicht mehr länger Mieter, sondern Eigentümer eines Gebäudes sind, kamen neue Herausforderungen und zusätzliche Aufgaben, u. a. das Facility Management, auf uns zu. Die Bewirtschaftung sowie der Betrieb der Immobilie erfolgte zunächst inhouse. Doch uns fehlte das nötige Fachwissen, um eine professionelle Bewirtschaftung gewährleisten zu können. Um solch wichtige Faktoren wie die Einhaltung der aktuellen Betreiberverantwortung jederzeit gewährleisten und sämtliche Vorschriften einhalten zu können, haben wir uns schließlich nach einem entsprechenden Dienstleister umgesehen. Durch das Referenzblatt der Grönemeyer Holding, für die BASIC FM im Bereich Dienstleistungssteuerung tätig ist, sind wir auf das Unternehmen aufmerksam geworden. Nach mehreren Gesprächen mit Uwe und Holger Antz und einem überzeugenden Angebot, hatten wir uns zunächst dafür entschieden, einen BASIC-Scan durchführen zu lassen, der die IST-Situation analysieren sollte.

Welche genauen Ziele verfolgte der Consultingauftrag? Welche Ergebnisse brachte schließlich der spezielle BASIC-Scan?

Das da Facility Management nicht zu unserem Kerngeschäft gehört, wollten wir durch professionelle Unterstützung einen Überblick darüber bekommen, an welchen Stellen wir Kosteneinsparungen, Prozessverbesserungen sowie generelle Veränderungen und Verbesserungen vornehmen könnten. Mithilfe des BASIC-Scans wurde uns hinsichtlich einiger Punkte Optimierungspotential aufgezeigt, wodurch wir zukünftig auch eine größere Summe einsparen könnten. Da wir die Gewissheit hatten, dass BASIC FM dafür einsteht, wenn die angestrebten und prognostizierten Reduzierungen nicht eingehalten werden, haben wir zugestimmt, dass BASIC FM die Steuerung und Leitung des Facility Managements unseres Gebäudes übernimmt.

Hieran schloss sich ein Folgeauftrag im Managementbereich an, der zunächst eine Arbeitszeit von 3 Tagen in der Woche vorsah. Welche Bereiche und Aufgaben umfasst der Folgeauftrag? Wo gibt es Schnittpunkte zwischen den Aufgabenstellungen und dem Facility Management?

Zunächst galt es, die durch den BASIC-Scan aufgezeigten Handlungsempfehlungen in die Tat umzusetzen. Dies war nicht von heute auf morgen zu realisieren, sondern zog sich über einen längeren Zeitraum. BASIC FM übernahm die Koordination sowie das Management der sich aus dem BASIC-Scan resultierenden Aufgaben, sodass ich mich wieder auf meinen eigentlichen Aufgabenbereich konzentrieren konnte. So wurden z. B. die einzelnen Prozesse und Ergebnisse analysiert und verglichen: Sind die bisher gezahlten Konditionen in Ordnung oder besteht hier Optimierungspotential? Wo können Veränderungen vorgenommen werden? Die Koordination der verschiedenen Aufgaben und Leistungen erfolgt seitdem intern im Haus. Auf diese Weise haben wir stets eine aktuelle Übersicht über die verschiedenen Optimierungsmaßnahmen. Wir haben keinen Ausfall zu befürchten, da stets eine Vertretung zur Hand ist. BASIC FM sorgt bei Bedarf rechtzeitig für einen Ersatz. Zugleich steht bei BASIC FM stets ein kompetentes Team an Mitarbeitern zur Verfügung.

Inzwischen wurde der Auftrag auf fünf Tage erweitert. Welche Gründe haben Sie dazu bewogen, diese Entscheidung zu treffen?

Aufgrund von Sanierungs- und Modernisierungsbedarf sowie der Installation neuester Techniken entstand ein erhöhter Arbeitsaufwand. Neben den guten Erfahrungen, die wir in der Vergangenheit bezüglich der Zusammenarbeit gemacht haben, sprechen auch die Flexibilität sowie das fachliche Know-how für BASIC FM.

Welche Facilities werden derzeit im Rahmen der professionellen Dienstleistungssteuerung seitens BASIC FM koordiniert und betreut?

Bei KYOCERA sind wir seit langem bestrebt, die Ziele der Umweltmanagementnorm ISO 14001 zu forcieren und einzuhalten. Wir möchten zugleich eine moderne Arbeitswelt im Büroalltag integrieren, die Medientechnik im Hause auf den neusten Stand bringen. Hierbei ist uns BASIC FM behilflich. Darüber hinaus wird die Dienstleistungssteuerung sämtlicher Gewerke, u. a. die Programmierung der Schließanlage, die Abwicklung der Reinigung und Grünpflege sowie die Steuerung eines Wachdienstes von BASIC FM übernommen. Dank des technischen Bereitschaftsdienstes können wir uns sicher sein, dass die technischen Anlagen auch außerhalb der Öffnungszeiten überwacht werd en.

Aufgrund von stetigen innerbetrieblichen organisatorischen Veränderungen, die der Anpassung an die Marktsituation dienen, stehen in Ihrem Unternehmen zeitweilig Umzüge sowie Umbaumaßnahmen an. In welchem Ausmaß werden Sie durch BASIC FM bei diesem Vorhaben unterstützt?

Wir erhalten nicht nur generelle Hilfe bei den Umzügen, auch die Evaluierung von Ausschreibungen, die in diesem Zusammenhang anfallen, sowie die Umbaumaßnahmen koordiniert BASIC FM. So werden seitens BASIC FM beispielsweise die Ausschreibungsunterlagen vorbereitet, zudem die einzelnen Vergabegespräche begleitet und durchgeführt. Hierauf erfolgt eine Auswertung der Angebote sowie die Erstellung einer Auftragsempfehlung.

Auch im Rahmen der Gewährleistungsverfolgung, der Mängelbeseitigung sowie verschiedener Sanierungsmaßnahmen steht Ihnen BASIC FM hilfreich zur Seite.

Welche Aufgaben werden hierbei von unserem Dienstleistungsbetreuer vor Ort übernommen?

Der Objektmanager vor Ort ist unter anderem für die Bewertung und Beurteilung der unterschiedlichen Sanierungsmaßnahmen verantwortlich, indem er beispielsweise die Angebote verschiedener Dienstleister miteinander vergleicht. Zudem nimmt er die Koordination sowie die Durchführung der einzelnen Maßnahmen, z. B. die Betreuung der Sachverständigen wahr. Hierbei agiert er als Ansprechpartner für alle relevanten Schnittstellen.

Auf welche Weise messen Sie, wie viele Arbeitsstunden und welche Ausgaben für die jeweiligen Bereiche, z. B. Wartung und Instandsetzung, aufgewendet wurden?

BASIC FM erstellt regelmäßig Tages-, Wochen- und Monatsreporte, durch die wir als Kunde die größtmögliche Transparenz erhalten. Die Reporte können von uns jederzeit eingesehen werden. Zudem sind wir dank monatlich abgehaltener Meetings über den aktuellen Stand der Dinge, beispielsweise die einzelnen Wartungsintervalle oder die Umsetzung der Betreiberpflichten, informiert.

Wie sieht die weitere Zusammenarbeit mit BASIC FM aus? Sind weitere Projekte geplant?

KYOCERA ist ein innovatives Unternehmen, das sich im stetigen Wandel befindet. Hier werden wir weiter auf die Arbeit von BASIC FM vertrauen.