„Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete“

BASIC Beraterin Sarah Gatz zur Ausschreibung von Dienstleistungsverträgen

Frau Gatz, womit beginne ich, wenn ich eine Ausschreibung von externen Dienstleistungen erstelle?

Das wichtigste ist eine realistische Zeitplanung und dazu muss ich meine Verträge, und hier insbesondere die Vertragslaufzeiten, kennen. Wann laufen die Verträge aus bzw. sind zu kündigen? Daraus ergeben sich dann die Startzeiten für die ggf. neuen Dienstleiter.

Außerdem ist der Netto-Auftragswert anhand der vorliegenden Vorjahresauftragswerte je Leistung seriös zu schätzen. Dabei sind alle möglichen Lose und auch Optionsrechte zu berücksichtigen. Je nachdem wie hoch dieser ausfällt, befindet man sich unterhalb oder oberhalb des Schwellenwertes ( 221.000 € bei Dienstleistungsaufträgen). Schreibt ein öffentlicher Auftraggeber beispielsweise zwei Grundschulen inkl. Turnhallen aus, befindet er sich schnell oberhalb der Schwelle und damit im EU-Vergaberecht.

Wie sieht dann der Zeitplan aus?

Wir orientieren uns immer an dem Zeitpunkt, ab wann der ggf. neue Dienstleister mit seiner Leistungserbringung starten soll. Von da aus rechnen wir zurück. Dabei berücksichtigen wir die festen Fristen, die uns das Gesetz (VgV und GWB) vorschreibt und ermitteln letztendlich den Tag der Bekanntmachung. Innerhalb dieses Zeitraums planen wir erfahrungsgemäß Pufferzeiten ein, um nicht unnötig in Zeitnot zu geraten. Eine wichtige Zeitschiene liegt aber auch vor dem Tag der veröffentlichten Bekanntmachung und zwar in der Erstellung der eigentlichen Vergabeunterlagen. Diese Schiene darf auf keinen Fall unterschätzt werden. Streng nach dem Motto: Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete.

Wie sieht die Erstellung der Vertragsunterlagen aus?

Bei den Vertragsunterlagen und allen weiteren Anlagen, wie der Leistungsbeschreibung, dem Leistungsverzeichnis, dem Qualitätsmesssystem, ist es wichtig, vorab möglichst detailliert das Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Dienstleistungen und die Bedürfnisse des Auftraggebers abzubilden. Damit legen wir die Basis für die spätere vertragliche Zusammenarbeit im Zuge des Regelbetriebs.

Dazu erstellen wir ein einen Fragenkatalog, in dem wir auf alle relevanten Fragen eingehen.

  • Welche Dienstleistungen schreiben wir aus? (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Grünflächenpflege , Winterdienst etc.)
  • Um welche Gebäude handelt es sich?
  • Welche Anlagen sind zu stellen?
  • Müssen wir Lose bilden?

Wozu werden einzelne Lose ausgeschrieben?

Das ist durch den Gesetzgeber vor allem als Mittelstandsförderung gedacht. Schreiben wir große Projekte aus, würden ansonsten von vornherein fast ausschließlich die großen Generaldienstleister in Betracht kommen. Durch die Aufteilung in Lose, können auch kleinere und mittelständische Betriebe mitbieten. Aufgeteilt werden die Lose sowohl fachlich (zum Beispiel in Unterhalts- und Glasreinigung) aber teilweise auch örtlich (zum Beispiel nach Lage innerhalb eines Stadtgebiets). Natürlich berücksichtigen wir dabei alle rechtlichen Vorgaben und stellen uns auch die Frage: Wo macht es unter wirtschaftlichen Gründen Sinn, Lose zusammenzufassen? Die Aufteilung in Lose ist recht komplex und es gibt hierzu noch einmal spezielle Bestimmungen für die Bieter. So kann es vorkommen, dass ein Bieter auf alle Lose bieten muss, obwohl vorher festgelegt ist, dass er nur einen Teil der ausgeschriebenen Lose zugesprochen bekommen kann.

Die Leistungsbeschreibung ist ein wichtiger Teil von Ausschreibungsunterlagen. Worum handelt es sich dabei genau?

Die Leistungsbeschreibung ist ein essentieller Teil der Ausschreibungsunterlagen, denn hier geben wir vollumfänglich vor, welche Leistung später erbracht werden muss. Das ermöglicht es dem Bieter, bestmöglich zu verstehen, was von ihm erwartet wird, um ein entsprechend genau kalkuliertes Angebot geben zu können. Im Fall der Reinigung schließt das natürlich die Aussage ein, ob eine Leistung ergebnisorientiert (EOR) oder leistungsbasiert (LOR) betrachtet wird. Die Leistungsbeschreibung beinhaltet Raumbücher bzw. Flächenaufmaße. Hier ist jeder einzelne Raum eines Objekts mit Raumflächen, Bodenbelägen, Raumnummern etc. erfasst. Dabei interessieren uns auch weitere Details: Wo gibt es Putzkammern? Verfügt das Objekt über eine Möglichkeit eine Waschmaschine aufstellen zu können, sind alle Fenstere zu öffnen oder muss ein Steiger zum Einsatz kommen? Gibt es einen Umkleideraum für die Reinigungskräfte? Diese Beispiele sind für die Kalkulation eines Bieters von Interesse und müssen aus der Leistungsbeschreibung ersichtlich sein. Ansonsten kommt es während des Vergabeverfahrens zu Rückfragen oder auch zu Nachverhandlungen nach der Zuschlagserteilung und dies ist zwingend zu vermeiden.

Machen Sie auch Objektbesichtigungen?

Ja, das kann ebenfalls vorkommen. Selbstverständlich kann man sich auch anhand der vorhandenen IST-Unterlagen einen umfassenden Eindruck von einem Objekt und den entsprechenden Dienstleistungen machen. Es gibt aber immer wieder Details, die von Objekt zu Objekt anders gehandhabt werden. Deshalb führen wir Interviews mit den Objektverantwortlichen durch und machen auch stichprobenartig Begehungen vor Ort, die wir mit Fotos dokumentieren. Aus der Summe an Informationen sind wir dann in der Lage individuelle Lösungen für die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden finden zu können.

Welches Qualitätsmesssystem bilden Sie in den Vertragsunterlagen ab?

Qualitätsmesssysteme sind das A und O für die reibungslose Implementierung von Gebäudedienstleistungen und den späteren Regelbetrieb. Manchmal höre ich von Kunden: Unsere Reinigung läuft nicht rund, wir ärgern uns. Dann stelle ich die Frage: Wie oft kontrollieren Sie die Reinigungsdienstleistung? Dann höre ich häufig: Das machen wir nicht oder nicht mehr, uns fehlt die Zeit. Ohne Qualitätskontrolle geht es aber nicht. Das gilt, wie ich finde, für jede Dienstleistung. Deshalb müssen wir uns schon in den Ausschreibungsunterlagen Gedanken zu einem entsprechenden Messsystem machen. Dabei legen wir i.d.R. die DIN EN 13549 zu Grunde und entwickeln ein auf die Bedürfnisse der Kunden individuelles System. Bei der ergebnisorientierten Reinigung verankern wir aufgrund positiver Praxiserfahrungen das sog. BIV-System.

Wie funktioniert die Auswertung der Angebote?

Nach erfolgter Submission (liegt i.d.R. beim Kunden) werden die Angebote bei uns eingereicht und wir werten die Inhalte nach den 4 Stufen aus.

Stufe 1: Die formale und rechnerische Prüfung der Angebote. Stufe 2: Die Prüfung der Eignung. Stufe 3: Die Prüfung der Auskömmlichkeit. Hier prüfen wir, ob Preis und Leistung zueinander passen. Ist ein Angebot beispielsweise so günstig, dass ein offenbares Missverhältnis vorliegt, sind wir zur Aufklärung verpflichtet. Hier schauen wir uns dann die Details der Kalkulation genauer an.

Bewertung der Zuschlagskriterien (sind in den Vergabeunterlagen inkl. Bewertungsmatrix transparent zu definieren). Der Bieter mit den meisten Gesamtpunkten erhält dann den Zuschlag.

Das bedeutet: Der Bieter mit dem besten Preis?

Nein, der Bieter mit dem besten Preis-Leistung-Verhältnis. Also das wirtschaftlichste Angebot. Aus unserer Sicht ist eine alleinige Fokussierung auf den Preis nicht sinnvoll, da sie meistens zu Lasten der Qualität geht.

Wie funktioniert die Implementierung in der Praxis?

Manche Auftraggeber denken nach einer erfolgreichen Ausschreibung: Jetzt läuft es von alleine. So ist es aber nicht. Es ist enorm wichtig, dass man die ausgeschriebene Leistung in der Implementierungsphase, und auch darüber hinaus, steuert. Wir haben mit den Vertragsunterlagen die Spielregeln vorgegeben. Wenn diese Spielregeln nicht eingehalten werden, bringt die ganze Vorbereitung gar nichts. Dabei ist natürlich Fingerspitzengespür gefragt: Natürlich sind wir und die Auftraggeber an einer langfristigen partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit den Dienstleitern interessiert. Das bedeutet: Eine Zusammenarbeit sollte nicht an kleineren Regelverstöße scheitern. Andererseits ist der Markt der Gebäudereinigungen hart umkämpft und einige Dienstleister sind dementsprechend sehr beschwerderesistent. Wenn ich nicht von Anfang an auf eine konsequente Umsetzung der Vertragsleistung setze, ist die Gefahr groß, das Prozesse ins Schleifen geraten

Übernimmt BASIC die Implementierung und Steuerung von Dienstleistern auch selbst?

Ja, unsere Dienstleistungssteuerer setzen die langfristige Steuerung von Dienstleistern in Perfektion um. Aber auch unsere Beratung begleitet Implementierungsphasen und Qualitätsmesssystems über die reine Ausschreibungsphase hinaus. Wir sprechen hier von den Projektphasen 5 und 6. Phase 5, stellt dabei die Begleitung der Implementierungsphase dar, ist dabei häufig Teil unseres Beratungsauftrags. In einigen Fällen übernehmen wir auch die Phase 6, also die turnusmäßige Kontrolle der vertraglich festgelegten Qualitätsstandards.

Zur Person:

Sarah Gatz ist seit über 10 Jahren als Facility Consultant für die BASIC Facility Management GmbH tätig. Dabei hat sie zahlreiche Ausschreibungsverfahren im nationalen und EU-weiten Vergaberecht betreut. Als Referentin ist sie darüber hinaus bei zahlreichen Fachveranstaltungen zur Ausschreibung von externen Dienstleistungen (darunter viele gemeinsame Veranstaltungen mit AULINGER Rechtsanwälte) präsent.

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