Auch heute ersetzt ein CAFM-System nicht die Erfahrung und das Know-How eines Facility Managers wenn es darum geht, ein Gebäude nachhaltig und effizient zu managen. Die zunehmende Komplexität der unterschiedlichen Organisationsprozesse und die immer umfangreichen Dokumentationspflichten machen die Anschaffung einer IT-Unterstützung des Facility Managements in immer mehr Fällen aber nicht nur empfehlenswert, sondern häufig auch unumgänglich.

BASIC sieht die Einführung eines CAFM-Systems pragmatisch. Wir sind der Meinung, dass eine gute IT vor allem eine schnelle Unterstützung der Prozesse ermöglichen soll, die in einem Unternehmen die höchste Priorität haben. Zu Beginn der Einführung eines CAFM-Systems steht deshalb die Überprüfung des IST-Zustands unserer Kunden: Relevante Daten werden zusammengetragen und aufbereitet, Ziele definiert und festgelegt. Dazu werden umfangreiche Interviews mit den Mitarbeitern unserer Kunden geführt, in der wir definieren, welche Anforderungen sich aus der Organisationsstruktur unserer Kunden an ein CAFM-System ergeben. Daraus erarbeitet BASIC ein Gesamtkonzept und unterstützt seine Kunden bei der Auswahl des passenden Anbieters.

Um eine schnelle Einführung der passenden Software zu ermöglichen, setzen wird dabei auf die Einführung eines CAFM-Systems in Modulen. Gestartet wird mit den Bereichen, in welcher die Unterstützung durch eine effiziente IT am dringlichsten geboten ist. Darauf aufbauend können Stück für Stück immer mehr facilitäre Prozesse durch eine Auswertung der CAFM-Systeme erreicht werden.

Ziel eines CAFM-Systems ist es dabei, eine einheitliche Datenstruktur zu schaffen, Überschneidungen und Widersprüchlichkeiten zu vermeiden, Daten aufbereitet jederzeit zur Verfügung zu stellen, Dokumentationsstandards zu schaffen, für mehr Transparenz innerhalb der Prozesse, Arbeitsabläufe und Kostenstrukturen zu sorgen und somit sämtliche facilitären Prozesse zu optimieren.

Die Marktübersicht CAFM, an der sich auch BASIC mit Erfahrungswerten regelmäßig beteiligt, listet aktuell über 30 Systemanbieter, die sich in vielen Punkten unterscheiden: Anwendungsschwerpunkte, Schnittstellen, Technische Angaben, Bedienung, Visualisierung, Auswertung, Schulung/Support und Kosten. Bei der Auswahl der passenden Software orientiert sich BASIC dabei unter anderem auch an der bestehenden EDV-Landschaft. Da die CAFM-Systeme auch bei geschlossenen Funktionsbereichen auf dieselben Datenbanken zurückgreifen, wie die bestehende IT, ist eine reibungslose Integration die wichtigste Basis für reibungslose Prozessabläufe.

Durch frühes Einbeziehen der beteiligten Mitarbeiter und entsprechende Schulungen, die Bündelung von Zuständigkeiten, Gründung eines festen Kernteams, das Festlegen von Entscheidungs-. und Weisungsbefugnissen sowie das Setzen eines realistischen Zeitrahmens werden Missverständnissen und Problemen zwischen den Mitarbeitern vorgebeugt und die Einführung des Systems erleichtert.

Bei Bedarf kann – nicht nur in der Anfangszeit – ständig ein BASIC-Mitarbeiter vor Ort sein, um als Schnittstelle zwischen betriebsinternen Mitarbeitern und Software-Anbieter zu dienen, Fragen sofort zu klären, Probleme zeitnah zu beheben und bei der Erweiterung durch aufbauende Module zu unterstützen.