Die Ausschreibung von Dienstleistungen ist eine komplexe Angelegenheit, bei der viele Details zu beachten und rechtliche Rahmenbedingungen im stetigen Wandel sind.

In Deutschland gibt es beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch öffentliche Aufraggeber traditionell klare Vorgaben durch das Haushaltsrecht. Dadurch soll ein ökonomischer Umgang mit Haushaltsmitteln sichergestellt werden. Immer wichtiger wird daneben das europäische Vergaberecht. Hier ist die Grundidee eine andere: Europaweite Ausschreibungen sollen den Wettbewerb innerhalb der EU stärken und Wirtschaftskreisläufe jenseits der traditionellen nationalen Märkte ankurbeln: Ab einer bestimmten Schwelle müssen Waren und Dienstleistungen deshalb EU-weit ausgeschrieben werden.

Entsprechend der Einordnung in nationales oder EU-weites Vergaberecht, müssen die entsprechenden rechtlichen Vorgaben beachtet werden. Auch die Schätzung des Auftragsvolumens ist dabei bereits durch eindeutige, rechtlich bindende Regeln festgelegt. Unterhalb der Schwelle gilt die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) bei der Vergabe von Dienstleistungen. Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist dagegen seit April 2016 die Vergabeverordnung (VgV) in Kraft.

Alle Phasen einer Ausschreibung und die zeitlichen Fristen sind in jedem Fall exakt vom Gesetzgeber vorgegeben. Am Anfang einer Ausschreibung steht dabei zunächst die öffentliche Bekanntmachung. In dieser Bekanntmachung müssen bereits alle wesentlichen Informationen zum Vergabeverfahren und zur Durchführung des Auftrags vorhanden sein. Von diesem Moment an ist eine lückenlose schriftliche Dokumentation aller Schritte vorgesehen. So schreibt die VgV die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag vor. Insbesondere bei EU-weiten Ausschreiben setzt das eine gründliche und sorgfältige Vorbereitung der Vergabeunterlagen voraus.

Unterschieden wird bei EU-Ausschreibungen zwischen offenen Verfahren, nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, Wettbewerblichem Dialog und Innovationspartnerschaften. Das offene Verfahren und das nicht offene Verfahren (bei Letzterem ist der Teilnahme am Verfahren ein Teilnehmerwettbewerb vorgeschaltet) stehen dem Auftraggeber dabei immer nach Wahl zur Verfügung. Die weiteren Verfahrensarten sind dagegen nur unter bestimmten Vorausetzungen anwendbar. Etwa dann, wenn eine Ausschreibung innovative Lösungen oder eine Anpassung bestehender Lösungen erfordert.

Während bei offenen und nicht offenen Verfahren nach Ablauf der Angebotsfrist keine Anpassungen bei den Angeboten mehr stattfinden dürfen, sind bei den weiteren möglichen Verfahrensarten Nachverhandlungen im Laufe der Angebotsauswertung möglich. Ganz wichtig: Im Sinne eines offenen und fairen Wettbewerbs müssen alle Bieter hier gleichbehandelt werden. Eine besondere Form stellt dabei die Innovationspartnerschaft dar, bei der im Verlauf der Ausschreibung eine innovative Dienstleistung entwickelt wird, die anschließend vom Auftraggeber erworben wird.

Egal welche Verfahrensart zum Einsatz kommt: Wichtiges Kriterium im Vergabeverfahren ist die Erbringung von Eignungsnachweisen. Diese Nachweise müssen in den Vergabeunterlagen exakt formuliert und dementsprechend sorgfältig von den Bietern erbracht werden.

Nach Ablauf der Angebotsfrist kann die Auswertung beginnen. Dazu werden alle Angebote bei der Submissionsstelle (zum Beispiel bei BASIC) von zwei anwesenden Personen geöffnet. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip. Danach muss die Auswertung der Angebote zwingend in vier Phasen erfolgen, wobei die Reihenfolge der Phasen nicht zwingend vorgeschrieben ist:

• Phase 1: Die formale und rechnerische Prüfung der Angebote
• Phase 2: Die Eignungsprüfung (in dieser Phase können fehlende Eignungsnachweise nachgefordert werden)
• Phase 3: Die Angemessenheit der Angebotspreise (hier muss der Auftraggeber von Bietern eine schriftliche Erklärung anfordern, wenn ein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leitung vorliegt)
• Phase 4: Die Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots (hier können auch andere Kriterien als der reine Preis Berücksichtigung finden, allerdings muss das Kriterium Preis in der Angebotswertung mit mindestens 30 Prozent gewichtet sein)

Bis zur endgültigen Vergabe einer Dienstleistung ist es also ein weiter Weg, der viel Erfahrung und eine hohe Sachkenntnis voraussetzt. Die BASIC-Berater/innen bieten hier gerne ihre Unterstützung an.