Interview mit Patrick Kruse von der Bayer Real Estate GmbH

Seit vielen Jahren übern immt BASIC Facility Management für die Bayer Real Estate GmbH die Management- und Steuerungsaufgaben im Bereich der Gebäudeunterhaltsreinigung an den Chemparkstandorten Leverkusen, Dormagen und Uerdingen sowie den Bayer-CropScience-Standorten Monheim und Langenfeld.

Im Gespräch erklärt B ayer Real Estate- Mitarbeiter Patrick Kruse, warum die Bayer Real Estate GmbH auf das Modell der externen Dienstleistungssteuerung setzt, welche Vorteile er dadurch erfährt und wie wichtig es ist, auch einmal neue Wege zu gehen.

Stellen Sie sich und Ihren Arbeitsbereich bitte kurz vor.

Mein Name ist Patrick Kruse. Bei der Bayer Real Estate GmbH bin ich im infrastrukturellen Facility Management tätig.

Seit wann und in welchen Bereichen betreibt die Bayer Real Estate GmbH Dienstleistungssteuerung?

Dienstleistersteuerung betreiben wir überall, wo wir auf externe Dienstleister setzen, wie bei Gebäudeunterhaltsreinigung, Transporten, Hausmeisterdiensten und anderen. Die Vergabe an einen dritten war für uns Neuland. Auch haben wir uns bislang nicht in dieser Tiefe mit dem Vertragscaretaking, also der vertraglichen Abwicklung von A-Z, beschäftigt. Es handelt sich hierbei quasi um ein Pilotprojekt.

Aus welchen Gründen haben Sie sich dafür entschieden, den Bereich Dienstleistungssteuerung – Gebäudeunterhaltsreinigung an eine externe Firma zu vergeben? Welche genauen Ziele haben Sie mit diesem Schritt verfolgt?

In der Vergangenheit haben sich eigene Mitarbeiter um diesen Bereich gekümmert.

Später gab es bereits eine Trennung, da diese Mitarbeiter im Zuge einer Konzernneuordnung in einem anderen Bereich tätig waren. Insofern hatten wir bereits einen Dienstleistungssteuerer, allerdings einen konzerninternen.

Im Laufe der Zeit stand dann aber dort immer weniger Personal für die Aufgabe zur Verfügung, eine fachgerechte Umsetzung der Tätigkeit war am Ende nicht mehr gegeben. Für uns der Anlass nach einem anderen Dienstleistungssteuerer zu suchen.

Grundsätzlich will sich die Bayer Real Estate GmbH von den Steuerungsaufgaben der operativen Dienstleister befreien, um sich weiter auf ihre Kernkompetenzen (Strategie, Controlling, Einkauf, zentraler Ansprechpartner der Gebäudenutzer) zu konzentrieren. Die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleistungssteuerer (DLS) für den Bereich GUR (Glas- und Unterhaltsreinigung) soll langfristig ausgelegt sein. Gegebenenfalls ist es beabsichtigt, für weitere operative Dienstleistungen ebenfalls auf einen externen DLS zurückzugreifen.

Seitens des DLS wird eine optimale Steuerung der operativen Dienstleister mit nachfolgender Zielsetzung erwartet:

• Zufriedenheit der Gebäudenutzer
• Vertragskonforme Umsetzung der vereinbarten Leistungsinhalte (ergebnisorientierte Verträge) durch die operativen Dienstleister
• Prüfung der Abrechnung der operativen Dienstleistungen
• Unterstützung der Bayer Real Estate GmbH beim Vertragsmanagement
• Führen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
• Managementunterstützung (taktische Ebene)

Wie haben Sie einen Partner für die externe Dienstleistungssteuerung gefunden?

Mithilfe eines Präqualifikationsverfahrens wurden mehrere Bieter ermittelt, die die notwendige fachliche Eignung nachweisen konnten. Im Anschluss wurde diesen Bietern eine umfangreiche Ausschreibung zugesendet und eine Standortbesichtigung durchgeführt. Mit Abgabe der Angebote wurden die Bieter aufgefordert, eine Präsentation zu erstellen, mit der sie ihr Umsetzungskonzept sowie ihre Kalkulation darstellen sollten.

Vielen Unternehmen fällt es schwer, die Dienstleistungssteuerung in fremde Hände zu geben. Was hat Sie dazu bewogen, mit BASIC Facility Management zusammenzuarbeiten?

Der Schritt, die Dienstleistungssteuerung an eine externe Firma abzugeben, ist uns nicht schwergefallen, denn wer sich nicht traut, neue Wege zu gehen, kann auch keine Veränderungen erzielen. BASIC konnte sowohl im Zuge des Präqualifikationsverfahrens die notwendige fachliche Eignung nachweisen als auch die Bayer Real Estate GmbH im Zuge des Angebotsverfahrens mit einem umfassenden Konzept zur professionellen Dienstleistungssteuerung überzeugen. Mit BASIC haben wir einen geeigneten Partner zur Begründung einer strategischen Zusammenarbeit im Bereich der DLS gefunden und erhalten so eine wirtschaftlich optimale, professionelle und qualitativ exzellente Steuerungsleistung verschiedener Dienstleistungen. Die richtige Entscheidung, wie BASIC in der Praxis tagtäglich neu unter Beweis stellt.

Bei welchen Aufgaben konnte Sie BASIC in der Vergangenheit unterstützen? Welche Hilfsmittel wurden hierfür in Anspruch genommen?

BASIC ist grundsätzlich für die Führung und Steuerung der mit den Dienstleistern GUR geschlossenen Verträge zuständig und übernimmt unsere Kontrollpflichten als Auftraggeber auch in Bezug auf die Einhaltung und Umsetzung der mit dem GUR-Vertrag verbundenen Pflichten. Dank der professionellen Aufstellung seitens BASIC erhalte ich mehr Freiraum und werde entlastet, sodass ich mich um übergeordnete Aufgaben kümmern kann. In diesem Zuge haben wir zusammen mit BASIC begonnen, alle Prozesse und umfangreichen Schnittstellen zu definieren und darzustellen. Darüber hinaus haben wir gemeinsam Steuerungsinstrumente entwickelt und eingeführt.

Warum haben Sie sich dazu entschlossen, die Leistungsvereinbarung mit BASIC ergebnisorientiert zu gestalten? Welche Vorteile bietet solch eine Vorgehensweise?

Ergebnisorientiert ist hier nicht treffend. Vielmehr bedeutet die Leistungsvereinbarung in diesem Fall, Verantwortung für die ordnungsgemäße und qualitätsgesicherte Gebäudeunterhaltsreinigung zu übernehmen. Bei den Dienstleistungssteuerern von BASIC kommen aktuelle, sachgerechte Methoden der Leistungserbringung zur Anwendung, die es auch mir ermöglichen, die Kompetenz und das Know-how der Dienstleistungssteuerer bestmöglich zu nutzen.

Inwiefern hat sich eine innerbetriebliche Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe bemerkbar gemacht?

Die Mitarbeiter von BASIC stehen vor einer anspruchsvollen Aufgabe, die noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Daher werden sich viele Veränderungen erst in der Zukunft zeigen. Jedoch hat sich im ersten Jahr bereits bemerkbar gemacht, dass ich u. a. dank der prozessualen Niederschrift der einzelnen Tätigkeiten mehr Zeit für meine wesentlichen Aufgaben gewonnen habe, da ich selbst nicht mehr operativ in die Tiefe tauchen muss. Jedem Mitarbeiter sind nun seine Aufgaben klar.

Wie messen Sie die Qualität der Dienstleistungssteuerung BASIC?

Generell misst sich die Qualität einer Dienstleistungsteuerung an der Qualität, die der Dienstleister erbringt, den Ausgaben, die mich die Dienstleistung kostet, der Zeit, der Zufriedenheit der Kunden sowie an der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister, die reibungslos funktionieren sollte. In dieser Hinsicht sind wir mit BASIC sehr zufrieden.

Wie sieht die weitere Zusammenarbeit mit BASIC aus? Sind weitere Projekte geplant?

Das Pilotprojekt ist bisher sehr gut angelaufen. Ich empfinde die Zusammenarbeit mit BASIC als äußerst professionell. Sie bereitet mir viel Spaß. Inzwischen ist sie für mich unverzichtbar geworden. Von meiner Seite aus kann es gerne so weitergehen.