Neben- und Betriebskosten rücken in letzter Zeit zunehmend in den Fokus vieler Unternehmen: So sind die Energiepreise in Deutschland seit Beginn des Jahres häufig explosionsartig gestiegen. Diese Entwicklung dürfte in näherer Zukunft weiter anhalten, wie geplante Gesetze zum Klimaschutz sowie eine beständig steigende C02-Abgabe erahnen lassen.

Hier kommt dem Facility Manager eine zentrale Bedeutung zu.

Denn: Betriebskosten lassen sich nicht nur durch einen sparsameren Verbrauch senken, sondern vor allem auch durch ein gutes Management. Die Kosten, die dabei auf dem Tisch liegen, sind enorm: Denn es geht bei dem Betrieb einer Immobilie nicht nur um fixe Ausgaben wie etwa Energie- und Entsorgungskosten, sondern das ganze Paket. Kosten für externe Dienstleister, Wartungskosten, Versicherungsgebühren, Verwaltungsaufwand, Umzugskosten und vieles mehr.

Für all das trägt der Facility Manager die Verantwortung.

Die Unterstützung des Facility Managers beginnt schon mit einer gründlichen Erfassung der IST-Situation. Häufig fehlt hier in Immobilien eine genaue Auflistung von Leistungen und den dafür in Rechnung gestellten Gebühren. Das bedeutet: In vielen Unternehmen werden Leistungen abgerechnet, die so gar nicht erbracht werden. Ein guter Facility Manager erfasst also nicht nur Verträge und Kosten, sondern evaluiert auch die derzeit erbachten Leistungen sowie die dahinterstehenden Organisationsprozesse.

Aufbauend auf den hier erfassten Daten kann der Facility Manager dann an unterschiedlichen Punkten ansetzen, langfristig Kosten zu senken und dabei gleichzeitig die Qualität zu erhöhen:

Dienstleisterverträge Ohne externe Dienstleister geht in den meisten Immobilien heute nichts mehr. Doch häufig sind Dienstleister gewohnheitsmäßig eingesetzt oder sie erbringen Leistungen, die nur unzureichend zum aktuellen Bedarf einer Immobilie passen. Es kann also Sinn machen, alle bestehenden Dienstleisterverträge auf den Prüfstand zu stellen und anhand einer exakten Bedarfsanalyse ein Dienstleistermanagement aufzubauen, welches exakt den Anforderungen der Immobilie gerecht wird.

Aufbau- und Ablauforganisation Hohe Verwaltungsaufwände liegen oft darin begründet, dass Steuerungsprozesse nicht klar definiert bzw. nicht bedarfsgerecht definiert sind. Ein Abgleich von Verwaltungsprozessen mit den tatsächlich zu steuernden Leistungen und eine klare Definition von Verantwortlichkeiten, Terminen, Fristen etc. birgt hier häufig ein enormes Effizienz- und Einsparpotential.

Energiemanagement Energiekosten sind von den unterschiedlichsten Faktoren wie Produktionsschwankungen, Effizienz der eingesetzten technischen Anlagen, Wetter, Tagesschwankungen und Nutzerverhalten abhängig. Je genauer man diese Daten analysiert, umso besser lassen sich Schwachstellen des Energiemanagements identifizieren und eine Strategie entwickeln, in der alle Stakeholder dazu beitragen, langfristig Energiekosten zu reduzieren.

Digitalisierung Viele Daten bedeuten heute nicht mehr zwangsläufig einen hohen Verwaltungsaufwand. Eine Digitalisierung von Prozessen rund um die Immobilie mag auf den ersten Blick aufwändig erscheinen, amortisiert sich aber häufig bereits nach kurzer Zeit. Denn mittels der Digitalisierung lassen sich oft Bedarfe deutlich schneller und zielgenauer erfassen als dies analog der Fall ist. So können Dienstleister effizient geplant werden, Wartungen langfristig angegangen werden, Energieverbräuche optimiert werden und vieles mehr.

Agiles Flächenmanagement Manche Immobilien, beispielsweise Einkaufszentren, zeichnen sich durch einen häufigen Wechsel an Mietern sowie kontinuierliche Umbaumaßnahmen im Gebäude aus. Dies führt dazu, dass Nebenkosten nicht fix berechnet werden können, sondern immer wieder neu evaluiert werden müssen, beispielsweise anhand einer Kostenmatrix. Gerade wenn es um Sondervereinbarungen mit bestimmten Mietern geht, wird es aber kompliziert. Hier hilft eine Erfassung aller relevanten Daten und auf Grundlage einer CAFM-Software die genaue Steuerung und Berechnung der Nebenkosten durch den Facility Manager in Zusammenarbeit mit dem Property Management.