Die Möglichkeiten eines guten Facility Managements werden gerne unterschätzt. Dabei ergeben sich hier erhebliche Möglichkeiten, Einsparungen zu erzielen und gleichzeitig den Wert der Immobilie nachhaltig zu steigern. Das setzt gute Managementfähigkeiten des Facility Managers voraus.

Facility Management ist oft nicht das erste, woran Immobilienbesitzer denken, wenn sie über die strategische Ausrichtung ihrer Handelsimmobilien denken. Im Gegenteil: Facility Management wird oft erst dann wahrgenommen, wenn etwas nicht funktioniert.

Dabei liegt im Facility Management gerade in Handelsimmobilien, etwa großen Einkaufszentren oder auch großen Fachmarktzentren, ein erhebliches Einsparpotential. So können Dienstleistungen wie Gebäudereinigung, Hausmeisterdienste, Entsorgung, Instandhaltung- und Energiemanagement oft deutlich günstiger und effizienter organisiert werden.

Ein weiterer Aspekt: Professionelles Facility Management garantiert, dass die Betreiberverantwortung in einer Immobilie sichergestellt wird. So erwarten den Immobilienbesitzer keine bösen Überraschungen bei Revisionen oder im Versicherungsfall.

Doch wie sieht gutes Facility Management aus? Unsere Überzeugung: Facility Management ist eine Managementdisziplin. Gutes Facility Management beschäftigt sich nicht nur mit der operativen Umsetzung von Dienstleistungen in einer Immobilie (den Facility Services), sondern nimmt auch explizit die Organisation, die hinter diesen Dienstleistungen steht, unter die Lupe.

Eine Optimierung des Facility Managements gelingt dabei umso besser, je besser die bisherige Organisation des Gebäudebetriebes eingeschätzt werden kann. Wie wird der Gebäudebetrieb bisher organisiert? Welche Wartungs- und Prüfintervalle bestehen? Wie sehen die Verträge mit externen Dienstleistern aus? Wie wird die Einhaltung dieser Verträge gesteuert und überwacht? Wie wird die Kommunikation zwischen den verschiedenen Stakeholdern einer Immobilie (z.B. Eigentümer, Mieter, Besucher, Behörden) organisiert? Und vor allem: Wie sehen die darin begründeten Prozesse und Abläufe aus und worin besteht der größte Aufwand in der Abwicklung dieser Tätigkeiten? Was für Möglichkeiten habe ich, genau diese Punkte zu optimieren und zu verbessern?

Die Prüfung dieser Fragen stellt gerade in Handelsimmobilien eine große Herausforderung dar. Schließlich gilt es hier oft ganz unterschiedliche Interessen zu berücksichtigen. Mieter, die möglicherweise sehr unterschiedliche Anforderungen an die Immobilie stellen, anspruchsvolle Besucher und schließlich Behörden, die aufgrund des üblicherweise großen Publikumsverkehrs in Handelsimmobilien besonders aufmerksam prüfen, ob rechtliche Bestimmungen (z.B. Brandschutz) eingehalten werden.

Und schließlich der Eigentümer der Immobilie, für den die Qualität des Gebäudes ein strategisches Asset darstellt. Schließlich kann nur ein einwandfrei bewirtschaftetes Gebäude einen nachhaltigen und steigenden Wert der Immobilie garantieren.

Wie bringt man also diese unterschiedlichen Interessen an einen Tisch? Und wie schafft man es, bestehende Facility Management-Strukturen dauerhaft und nachhaltig zu optimieren?

Wir sehen den Prozess, der zur Optimierung des Gebäudebetriebs führt, in drei Schritten und bringen dies auf eine einfache Formel: Erkennen, Analysieren, Umsetzen.

Was bedeutet das?

1. Erkennen

Durch Interviews, Objektbesichtigungen, die Begleitung der Leistungserbringung und die Prüfung vorhandener Unterlagen verschafft sich der Facility Manager einen raschen Überblick über die aktuellen Gegebenheiten. Er ermittelt relevante Daten in Bezug auf Kosten, Qualität, Verträge, Organisation und bewertet die vorgefundene Situation.

2. Analysieren

Auf Basis der erhobenen Daten werden konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung der jeweiligen Dienstleistung erarbeitet und Optimierungspotentiale aufgezeigt. Hier werden verschiedene Szenarien aufgezeigt. Vor- und Nachteile unterschiedlicher Strategien werden so deutlich und die jeweiligen Auswirkungen auf Kosten und Qualität können prognostiziert werden.

3. Umsetzen

Auf Wunsch kann ein externer Facility Manager vor Ort tätig sein und die punktgenaue Implementierung neuer Systeme und Konzeptionen sicherstellen. Dazu können auch Schulungen und Workshops mit den beteiligten Personen gehören. Ebenso kann eine professionelle Dienstleistungssteuerung den langfristigen Erfolg extern eingesetzter Dienstleister sicherstellen.

Am Ende dieses Prozesses steht nicht nur eine Optimierung von Kosten. Die Handelsimmobilie wird durch die Qualität des eingesetzten Gebäudemanagements auch nachhaltig an Wert gewinnen.

Autorin: Eva Lohöfener

Leiterin Geschäftsbereich Beratung

---

Dieser Beitrag erschien im EHI Shopping-Center Report.

Der EHI Shopping-Center Report dokumentiert fortlaufend die Marktentwicklung auf dem deutschen Markt der Einkaufszentren und Factory Outlet-Center.

Neben Fachartikeln werden in dem Report Neueröffnungen und bestehende Center inklusive Mieterlisten sowie Planungen und Revitalisierungen detailliert aufgelistet.