Mache dein Facility Management zum Gamechanger.

Häufig gestellte Fragen

Wie sieht ein typischer Ausschreibungsprozess aus?

Ein typischer Ausschreibungsprozess im Facility Management folgt einem strukturierten und transparenten Ablauf, den wir als unabhängiges Beratungsunternehmen effizient und individuell auf Ihre Anforderungen abstimmen. Der Prozess gliedert sich in der Regel in folgende Phasen:

1. Bedarfsanalyse & Zieldefinition: Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir den konkreten Bedarf, definieren die Leistungsinhalte und legen klare Ziele für die Ausschreibung fest – etwa Kosteneffizienz, Servicequalität oder Nachhaltigkeit.
2. Markt- und Leistungsanalyse: Wir analysieren den relevanten Anbietermarkt, identifizieren potenzielle Dienstleister und prüfen deren Leistungsfähigkeit. Gleichzeitig konkretisieren wir die Leistungsbeschreibung und erstellen eine fundierte Ausschreibungsstrategie.
3. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen: Auf dieser Basis entwickeln wir präzise und vergleichbare Ausschreibungsunterlagen – inklusive Leistungsbeschreibungen, Vertragsentwürfen und Bewertungsmatrix.
4. Veröffentlichung & Bieterkommunikation: Die Ausschreibung wird gezielt an geeignete Dienstleister versendet oder öffentlich bekannt gemacht. Wir übernehmen das komplette Bietermanagement, koordinieren Rückfragen und stellen faire, transparente Rahmenbedingungen sicher.
5. Angebotsauswertung & Bewertung: Nach Eingang der Angebote führen wir eine strukturierte Bewertung durch – unter Berücksichtigung qualitativer und wirtschaftlicher Kriterien. Dabei profitieren Sie von unserer Erfahrung und unserem objektiven Blick.
6. Verhandlung & Vergabeempfehlung: Auf Wunsch moderieren wir Vergabeverhandlungen mit ausgewählten Bietern und sprechen eine fundierte Vergabeempfehlung aus, die Ihre Interessen optimal abbildet.
7. Vertragsabschluss & Implementierungsbegleitung: Nach der Entscheidung begleiten wir Sie bis zum erfolgreichen Vertragsabschluss – und auf Wunsch darüber hinaus in der Umsetzungsphase, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Unser Versprechen:
Durch unsere Unabhängigkeit und langjährige Erfahrung sichern wir Ihnen eine transparente, faire und zielgerichtete Ausschreibung – individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten und stets im Sinne eines nachhaltigen Mehrwerts für Ihr Unternehmen.

Was ist der Mehrwert von Lebenszyklusmanagement?

Lebenszyklusmanagement im Facility Management bedeutet, Immobilien und technische Anlagen nicht nur im Hier und Jetzt zu betrachten, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Planung über Bau, Betrieb und Instandhaltung bis hin zum Rückbau. Der zentrale Mehrwert: Ein durchgängiges Lebenszyklusmanagement schafft die Grundlage für wirtschaftlich nachhaltige Entscheidungen, planbare Betriebskosten und längerfristigen Werterhalt Ihrer Immobilien.

• Ganzheitliche Kostenkontrolle: Durch die frühzeitige Betrachtung aller Kostenarten – Investitions-, Betriebs-, Instandhaltungs- und Rückbaukosten – vermeiden Sie teure Fehlentscheidungen und schaffen Kostentransparenz über Jahrzehnte hinweg.
• Optimierter Ressourceneinsatz: Investitionen in energieeffiziente Systeme oder nachhaltige Materialien zahlen sich langfristig aus. Lebenszyklusmanagement ermöglicht es, solche Investitionen gezielt zu steuern und ihren Nutzen über die Zeit zu bewerten.
• Strategische Instandhaltungsplanung: Statt reaktiv zu handeln, können Instandhaltungsmaßnahmen gezielt geplant, gebündelt und aufeinander abgestimmt werden – mit positiven Effekten auf Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosten.
• Höhere Nutzerzufriedenheit und Werterhalt: Durch kontinuierliche Qualitätssicherung und optimierte Betriebsführung steigen Komfort, Funktionalität und Attraktivität Ihrer Immobilie – und damit auch ihr Marktwert.
• Nachhaltigkeit & ESG-Ziele: Lebenszyklusmanagement unterstützt Sie aktiv dabei, ökologische und soziale Nachhaltigkeitsziele zu erreichen – etwa durch CO₂-Reduktion, Energieoptimierung oder zukunftssichere Gebäudestrategien.

Unser Ansatz:
Als unabhängiger Beratungspartner integrieren wir Lebenszyklusdenken systematisch in Ihre FM-Strategie – datenbasiert, praxisnah und mit Fokus auf Ihre wirtschaftlichen und ökologischen Ziele.

Welchen Mehrwert bietet die Zusammenarbeit mit einem externen Berater im Vergabeprozess?

Die Integration eines externen Beraters in Ihren Vergabeprozess schafft einen deutlichen Mehrwert durch dessen unvoreingenommene Perspektive und fundierte Fachexpertise. Diese Kombination optimiert nicht nur die Qualität Ihrer Ausschreibungen, sondern steigert auch die Effizienz des gesamten Verfahrens. Durch strategische Entlastung Ihrer internen Kapazitäten ermöglichen wir Ihnen die Fokussierung auf Kernkompetenzen, während Sie gleichzeitig von unserer umfassenden Marktkenntnis und branchenübergreifenden Erfahrung profitieren. Das Resultat: ein beschleunigter Prozessablauf bei gleichzeitig erhöhter Ergebnisqualität und optimiertem Ressourceneinsatz.

Wie gestaltet sich die Projektleitung bei Ihren Beratungsprojekten?

Für jedes Beratungsprojekt stellen wir Ihnen einen fest zugeordneten Projektleiter zur Verfügung, der als Ihr zentraler Ansprechpartner über den gesamten Projektverlauf fungiert. Dieser Projektverantwortliche koordiniert alle relevanten Prozesse und gewährleistet eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Bei speziellen Fragestellungen greift unser Projektleiter gezielt auf die Expertise unserer anderen Facility Consultants zurück, um für jede Herausforderung die optimale Lösung zu entwickeln. So profitieren Sie gleichzeitig von einem konstanten Ansprechpartner und dem gebündelten Fachwissen unseres gesamten Expertenteams.

Wird die Beratungsleistung ausschließlich online angeboten oder gibt es auch die Möglichkeit einer persönlichen Beratung vor Ort?

Unsere Beratungsleistungen bieten wir in einem flexiblen Format an, das individuell auf Ihre Bedürfnisse und die jeweiligen Projektanforderungen abgestimmt wird. In gemeinsamer Absprache definieren wir, welche Beratungselemente effizient online durchgeführt werden können und wann eine persönliche Präsenz vor Ort einen größeren Mehrwert bietet. Dabei ist uns der persönliche Kontakt zum Kunden und dem Projektteam sehr wichtig, denn unserer Erfahrung nach ist es insbesondere diese Ebene, die die besten Ergebnisse erarbeitet. Diese hybride Herangehensweise ermöglicht es uns, sowohl zeitliche als auch räumliche Ressourcen optimal zu nutzen und gleichzeitig die Qualität unserer Beratungsleistung auf höchstem Niveau zu gewährleisten.

Nach welcher Methodik erfolgt Ihre Beratungsdienstleistung?

Unsere Beratungsdienstleistung basiert auf etablierten Branchenstandards und bewährten Methoden, die wir gezielt auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden zuschneiden. Der Beratungsprozess beginnt mit einer gründlichen Analyse der Ist-Situation, bei der wir relevante Prozesse, Strukturen und Herausforderungen systematisch erfassen und evaluieren – unser BASIC-Scan. Auf Grundlage dieser Bestandsaufnahme entwickeln wir ein maßgeschneidertes Konzept, das präzise auf Ihre spezifischen Ziele und organisatorischen Gegebenheiten abgestimmt ist. Dabei ist insbesondere der BASIC-interne Austausch aus allen Bereichen von großem Vorteil für unsere Kunden, denn wir wollen nicht nur in der Theorie, sondern insbesondere aus der tagtäglichen Praxis heraus beraten und umsetzbare und praxisnahe Konzepte entwickeln.

Wie identifizieren Sie Einsparpotenziale in unseren betrieblichen Prozessen?

Zur systematischen Identifikation von Einsparpotenzialen setzen wir den BASIC-Scan ein – ein spezialisiertes Analyseverfahren, bei dem Ihr Betrieb umfassend durchleuchtet wird. Dieser strukturierte Prozess ermöglicht eine präzise Erfassung aller relevanten Betriebsparameter und Kostenstrukturen. Unsere erfahrenen Consultants untersuchen dabei sämtliche betriebliche Abläufe, Ressourcennutzungen und Vertragskonstellationen auf Optimierungsmöglichkeiten. Dabei werden die erhobenen Daten und Informationen auch mit am Markt erhobenen und internen Benchmarkwerten abgeglichen. Die Ergebnisse des BASIC-Scans liefern eine fundierte Entscheidungsgrundlage für gezielte Maßnahmen zur Kostenreduktion und Effizienzsteigerung, wobei konkrete Einsparpotenziale klar quantifiziert und mit praktikablen Umsetzungsempfehlungen verknüpft werden.

Arbeiten Sie lieferantenunabhängig bei Ihren Beratungsleistungen?

Ja, wir agieren vollständig lieferantenunabhängig. Diese Neutralität ist ein zentrales Qualitätsmerkmal unserer Beratungsphilosophie und gewährleistet, dass unsere Empfehlungen ausschließlich auf Ihre individuellen Anforderungen und objektive Marktevaluierungen ausgerichtet sind. Wir verfolgen keinerlei Eigeninteressen bei der Auswahl von Dienstleistern oder Produkten und sind an keine Vertriebsvorgaben gebunden. Dadurch können wir Ihnen stets die für Ihre spezifische Situation optimale Lösung empfehlen – unabhängig vom Anbieter.

Wie gestaltet sich das Vergütungsmodell Ihrer Beratungsleistungen?

Unsere Vergütung basiert auf einem transparenten und fairen Honorarmodell. Wir beteiligen uns nicht an Einsparungen oder Erfolgsprämien, sondern rechnen unsere Leistungen auf Grundlage klar definierter Leistungen und entsprechender Tagessätze oder Pauschalen ab. So stellen wir sicher, dass unsere Beratung stets unabhängig, objektiv und ausschließlich im Interesse unserer Kunden erfolgt.

Was ist der BASIC-Scan?

Der BASIC-Scan ist eine umfassende Analyse Ihres gesamten Betriebs mit dem Ziel, eine präzise Erhebung der aktuellen Ist-Situation vorzunehmen. Auf Basis dieser fundierten Bestandsaufnahme können wir gezielte Empfehlungen ableiten und gemeinsam fundierte Entscheidungen für mögliche Optimierungsmaßnahmen treffen.