Auditierung von Facility Services: Qualität nachweisbar machen
Wenn Facility Services dauerhaft wirksam, rechtskonform und wirtschaftlich erbracht werden sollen, reicht eine gute operative Steuerung allein nicht aus. Besonders in sensiblen Bereichen oder bei strategischen Dienstleistungsverhältnissen gewinnt das Thema Auditierung zunehmend an Bedeutung. Ob durch den Gesetzgeber gefordert, im Rahmen interner Revisionen oder als freiwillige Qualitätsüberprüfung – eine professionelle Auditierung schafft Sicherheit, Transparenz und Entwicklungsspielräume.
Was ist eine Auditierung im FM-Kontext?
Auditierungen im Facility Management prüfen strukturiert, ob Leistungen ordnungsgemäß erbracht, vertraglich erfüllt, organisatorisch verankert und nachhaltig dokumentiert wurden. Anders als klassische Qualitätskontrollen, die sich meist auf einzelne Leistungen konzentrieren, geht ein Audit tiefer: Es betrachtet Prozesse, Rollen, Schnittstellen, Steuerungsinstrumente und die Wirksamkeit eingesetzter Methoden.
Typische Anlässe für Auditierungen:
- Interne Revisionen oder Managementbewertungen
- Pflichtprüfungen im Rahmen regulatorischer Vorgaben (z. B. Betreiberverantwortung)
- Begleitung externer Audits (z. B. durch Zertifizierungsstellen)
- Qualitätsnachweise nach erfolgter Implementierung
- Vertrags- oder Dienstleisterreviews zur Leistungsbewertung
BASIC als Audit-Partner: Struktur, Methode und Praxisnähe
Als Spezialist für Dienstleistungssteuerung verfügt BASIC über langjährige Erfahrung in der strukturierten Bewertung von FM-Prozessen – sowohl im Regelbetrieb als auch in sensiblen Übergangsphasen wie Implementierungen oder Dienstleisterwechseln. Unsere Projektverantwortlichen kennen die Anforderungen aus dem Tagesgeschäft ebenso wie die Erwartungen von Auftraggebern, Auditoren und Regulierungsstellen.
In der Praxis übernehmen wir dabei unterschiedliche Rollen:
- Vorbereitung und Begleitung von externen Audits (z. B. ISO 41001, DIN EN 15221, Betreiberpflichten)
- Eigenständige Durchführung interner Audits im Auftrag des Auftraggebers – mit systematischem Fragenkatalog, Dokumentensichtung, Vor-Ort-Analyse und Maßnahmenbewertung
- Auditierung von Dienstleistern zur Bewertung von Vertragskonformität, Qualität der Leistungserbringung und Wirksamkeit der eingesetzten Prozesse
- Nachbereitung und Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung der Zusammenarbeit
Beispielhafte Inhalte einer Auditierung
Ein typisches Audit – etwa zur Bewertung einer FM-Implementierung oder der Dienstleistungssteuerung – umfasst unter anderem folgende Prüfungsschwerpunkte:
- Vertragsbestand, Organisation, Zuständigkeiten
- Arbeitsvorbereitung und Leistungsplanung
- Nachweisführung zu eingesetzten Werkzeugen und Verfahren
- Qualität der Kommunikation, Schnittstellenmanagement und Regelkommunikation
- Leistungsdokumentation, Reporting und Nutzung von CAFM-Systemen
- Schulungs- und Qualifikationsnachweise von Personal
- Abgleich von Soll-Leistungen und tatsächlicher Leistungserbringung
- Bewertung vorhandener Manuals, Prozessdokumentationen und Verfahrensanweisungen
Die Prüfung erfolgt dabei nicht abstrakt, sondern anwendungsnah und praxisbezogen – auf Wunsch auch anhand normativer Referenzen wie ISO 2859-1, GEFMA 190 oder dem RealFM-Leistungsprozessmodell.
Fazit: Auditierung als Baustein professioneller Dienstleistungssteuerung
Ob zur Qualitätssicherung, im Rahmen interner Prüfprozesse oder zur Dokumentation gegenüber Dritten – Auditierungen sind ein wirksames Mittel, um Komplexität zu ordnen und Leistungen nachvollziehbar zu machen. BASIC bietet Ihnen die fachliche Tiefe, die organisatorische Erfahrung und die methodische Struktur, um diese Prozesse zielführend zu begleiten oder in Ihrem Auftrag durchzuführen.
