Neu oder überarbeiten? Der richtige Umgang mit Verträgen und Leistungsbeschreibungen
Verträge und Leistungsbeschreibungen sind das Rückgrat jeder professionellen Zusammenarbeit im Facility Management. Sie definieren Erwartungen, regeln Abläufe und bieten die Grundlage für Steuerung und Optimierung.
Doch was tun, wenn sich Bedarfe und Anforderungen ändern oder die Qualität der Leistung nicht mehr stimmt?
Sollte man bestehende Vertragsgrundlagen überarbeiten oder gleich ganz neu aufsetzen? Eine Entscheidung, die Auftraggeber (AG) mit Weitblick und System treffen sollten.
Option 1: Bestehendes überarbeiten
Vorteile:
- Schneller umsetzbar: Eine Überarbeitung benötigt in der Regel weniger Zeit und Abstimmung als ein kompletter Neuvertrag.
- Bereits gut ausgearbeitete Vertragsgrundlagen können gezielt weiterentwickelt werden.
- Geringere Kosten: Der Aufwand für Ausschreibungen und interne Abstimmungen bleibt überschaubar.
- Kontinuität für Auftragnehmer: Bestehende Strukturen und Zuständigkeiten bleiben erhalten. Das kann den Betrieb stabil halten.
Nachteile:
- Alte Schwächen bleiben oft bestehen: Wenn der ursprüngliche Vertrag unklar, zu allgemein oder unvollständig war, überträgt man häufig ungewollt alte Probleme in die Zukunft.
- Begrenzter Innovationsspielraum: Neue Anforderungen (z. B. an Nachhaltigkeit, Digitalisierung oder Reporting) lassen sich manchmal nur schwer in ein altes Raster pressen.
- „Flickenteppich“-Risiko: Viele kleine Änderungen können den Vertrag unübersichtlich und schwer kontrollierbar machen.
- Veränderte Leistungen erhöhen den Spielraum von Nachkalkulationen des Auftragnehmers.
Option 2: Neu aufsetzen
Vorteile:
- Strukturelle Klarheit: Eine komplett neu erstellte Leistungsbeschreibung ermöglicht es, Prozesse, Rollen und Zuständigkeiten sauber und zeitgemäß zu definieren.
- Zukunftsfähigkeit: Neue Themen (z. B. ESG-Kriterien, Betreiberpflichten, Datenverfügbarkeit, Optimierung) können direkt eingebaut werden.
- Bessere Steuerbarkeit: Wer neu aufsetzt, kann die Anforderungen konsequent an der Praxis ausrichten – und damit die Grundlage für eine saubere Steuerung schaffen.
Nachteile:
- Höherer Initialaufwand: Eine Neuausarbeitung kostet Zeit, Abstimmung und interne Ressourcen.
- Veränderungswiderstand: Bestehende Dienstleister oder interne Ansprechpartner könnten sich gegen grundlegende Änderungen sperren.
- Umstellungsrisiken: Neue Verträge müssen sorgfältig eingeführt werden, sonst entstehen Reibungsverluste im Betrieb.
Die Frage, ob Vertragsgrundlagen grundsätzlich neu aufgesetzt werden sollten, lässt sich also nicht pauschal beantworten.
Grundsätzlich gilt aber immer der Leitsatz: Den Bedarf prüfen, statt auf Bequemlichkeit bestehende Strukturen zu übernehmen. Für die Implementierung und Umsetzung von Änderungen sollte genügend Zeit eingeräumt werden. Änderungen im Vertrag sind schneller umgesetzt als Änderungen in der Praxis, sie erfolgen nicht von heute auf morgen.
Wir erleben in der Praxis immer wieder: Es gibt nicht das eine Musterdokument, sondern vielmehr eine Dokumentation, die bestmöglich die Situation vor Ort abbildet.
Deshalb empfehlen wir:
- Bei funktionierenden Verträgen mit kleineren Mängeln: Überarbeitung mit System z. B. durch gezielte Ergänzungen, Präzisierungen oder neue Module im Rahmenvertrag.
- Bei grundlegenden Problemen (z. B. unklaren Zuständigkeiten, fehlender Steuerungsbasis, fehlender Vertragskonformität): Mut zur Neuausrichtung mit einer sauber strukturierten Neufassung.
Unsere Dienstleistungssteuerer unterstützen dabei mit einem erprobten Vorgehen: von der Analyse bestehender Verträge über die Strukturierung neuer Leistungsmodelle bis hin zur vollständigen Implementierung und haben dabei immer das Ziel, eine Steuerung auf Augenhöhe zu ermöglichen.
