Kostendruck vs. Qualitätsanspruch: Was darf gutes Facility Management kosten?
Machen wir uns nichts vor: Facility Management wird in vielen Organisationen immer auch als Kostenfaktor gesehen. Denn Dinge wie Reinigung, Haustechnik, Sicherheit, Wartung oder Energie kosten natürlich Geld. Und gerade wenn Budgets enger werden, stellen sich nicht wenige Unternehmen die Frage: Wo können wir im Facility Management sparen?
Wir finden: Die Frage ist berechtigt. Sie greift aber zu kurz.
Denn klar ist auch: Facility Management verursacht nicht nur Kosten. Es sorgt gleichzeitig dafür, dass Gebäude funktionieren, technische Anlagen verfügbar bleiben, Betreiberpflichten erfüllt werden und Immobilien langfristig ihren Wert behalten. Die entscheidende Frage für uns lautet deshalb, wenn man das FM unter Kostengesichtspunkten betrachtet, immer: Welche Kosten lassen sich tatsächlich reduzieren? Und wo wird aus einer kurzfristigen Einsparung langfristig ein zusätzliches Risiko?
Sparen beginnt nicht beim Rotstift
Natürlich gibt es Maßnahmen, mit denen man Kosten im FM reduzieren kann: Leistungsintervalle verlängern, Personal reduzieren oder günstigere Dienstleister beauftragen. In manchen Fällen ist das sogar sinnvoll. Vielleicht passen Leistungen nicht mehr zur tatsächlichen Gebäudenutzung, Prozesse sind unnötig aufwendig oder Verträge nicht mehr marktgerecht.
Problematisch wird es aber, wenn lediglich der Preis reduziert wird, der Qualitätsanspruch aber unverändert bleibt. Gerade personalintensive Facility Services stehen hier unter Druck: Fachkräfte werden knapper und Kosten steigen, während Auftraggeber weiterhin verlässliche Leistungen zu wirtschaftlichen Konditionen erwarten.
Bevor Leistungen gekürzt werden, lohnt deshalb ein genauer Blick auf die Strukturen: Welche Leistungen benötigen wir tatsächlich? Wo entstehen unnötige Aufwände? Sind Eigen- und Fremdleistungen sinnvoll organisiert? Lassen sich Prozesse digitalisieren oder Leistungen besser bündeln?
Mit dem BASIC-Scan analysieren wir dafür Betriebsabläufe, Ressourcennutzung, Vertragskonstellationen und Kostenstrukturen und gleichen sie mit Markt- und internen Benchmarkwerten ab.
Wo Sparen teuer werden kann
Auf der anderen Seite gibt es Leistungen, deren Wert sich gerade dadurch zeigt, dass möglichst wenig passiert: Eine fachgerecht gewartete Anlage fällt idealerweise nicht aus. Ein funktionierender Brandschutz verhindert Schäden. Gute Betreiberorganisation reduziert Risiken.
Wer ausschließlich die unmittelbar sichtbaren Kosten betrachtet, kann deshalb an der falschen Stelle sparen. Wird beispielsweise eine notwendige Instandhaltung verschoben, entlastet das zunächst das Budget. Höhere Reparaturkosten, Ausfälle oder eine verkürzte Lebensdauer können die Einsparung später jedoch mehr als aufzehren.
Deshalb betrachten wir bei BASIC Immobilien und technische Anlagen über ihren gesamten Lebenszyklus; einschließlich Investitions-, Betriebs- und Instandhaltungskosten.
Und auch bei Ausschreibungen gilt für uns: Der günstigste Anbieter muss nicht der wirtschaftlichste sein. Eine gute Vergabe berücksichtigt deshalb neben dem Preis auch Bedarf, Leistungsfähigkeit und qualitative Kriterien.
Kostenfaktor oder Wertbeitrag?
Facility Management wird immer Kosten verursachen. Entscheidend ist, welchen Beitrag diese Kosten zum sicheren, zuverlässigen und wirtschaftlichen Betrieb einer Immobilie leisten.
Wo Leistungen keinen entsprechenden Nutzen mehr bringen oder Prozesse ineffizient sind, sollte optimiert werden. Wo Facility Management dagegen Verfügbarkeit sicherstellt, Risiken reduziert, Werte erhält oder Folgekosten verhindert, kann eine vermeintliche Einsparung teuer werden.
Gutes Kostenmanagement im Facility Management heißt deshalb nicht, möglichst wenig auszugeben. Sondern zu wissen, wo sich Sparen lohnt und wo nicht.
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