Facility Manager extern besetzten – Chance oder Risiko?

Fachkräfte sind immer schwieriger zu finden. Besonders im Facility Management bekommen das viele Unternehmen zu spüren. Etwa, wenn sie intern einen Objektmanager für ihre Immobilie rekrutieren wollen. Die Suche nach einem passenden Bewerber nimmt oft viel Zeit in Anspruch, und die Fluktuation ist groß.

In diesem Fall kann es eine Chance sein, keinen festen Mitarbeiter einzustellen, sondern stattdessen ein externes Unternehmen mit der Erfüllung von Objektmanagement-Dienstleistungen zu beauftragen.

Das klingt erst einmal nach einem Risiko: Schließlich wird so ein zusätzlicher Vertragspartner mit an Bord geholt, was erst einmal nach einem mehr Verwaltungsaufwand klingt. Außerdem ist ein externer Facility Manager erst einmal weniger stark in die Unternehmensorganisation eingebunden als ein Mitarbeiter in der eigenen Mannschaft. Er kann also vermeintlich weniger effizient delegiert werden als ein eigener Mitarbeiter. Außerdem: Ist ein externer Mitarbeiter, der nach Tagessätzen arbeitet, nicht viel teurer als ein festangestellter Facility Manager?

Bei genauerer Betrachtung, erweisen sich viele dieser Argumente in der Praxis als wenig belastbar.

Im Gegenteil: Ein externen Facility Manager kann gegenüber einem festangestellten Facility Manager sogar Kosten sparen und dabei in seiner Arbeit häufig sogar effektiver gesteuert werden als ein interner Mitarbeiter.

Warum ist das so? Zunächst einmal: Ein externer Facility Manager kann exakt für den Aufwand gebucht werden, der in einem Unternehmen für die Sicherstellung von FM-Aufgaben anfällt: etwa für die Garantie der Einhaltung von Betreiberpflichten oder für die Erfassung von technischen Daten. So entstehen keine Leerzeiten.

Gleichzeitig ist durch einen FM-Dienstleister, der die Aufgaben eines Facility Managers durch einen Pool an Mitarbeitern übernimmt, auch sichergestellt, dass die Position des Facility Managers auch im Falle von Krankheit garantiert werden kann.

Ein externer Facility Management-Dienstleister hat aber darüber hinaus ein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit. Er wird also möglichst versuchen, seinem Kunden ein konstant gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten, und so für gute Leistungen einzustehen.

Dies führt zum nächsten Punkt: Der Steuerung von externen Dienstleistern: Durch die Gestaltung von Jahresversträgen ist nämlich ein externer Dienstleister durchaus motiviert, exakt die vorher mit dem Kunden vereinbarten Ziele zu erreichen. So können klare KPIs und Meilensteine definiert werden und nach einem klaren Schema abgearbeitet werden. Ziel des externen Facility Managers ist dabei immer eine Verlängerung des bestehenden Vertrages.

Der Erfahrungsschatz ist ein weiterer Pluspunkt eines externen Facility Management-Dienstleisters: Der externe Facility Manager beginnt ein Projekt aus der Erfahrung von vielen Projekten heraus. Er wird seine Aufgabe also nach einem klaren Prozess angehen, und kann an der Einhaltung dieses Prozesses am Ende auch gemessen werden.

Bleibt ein weiteres Bedenken gegenüber der externen Besetzung von Facility Management-Positionen: Ein externer Mitarbeiter ist nicht Teil der Mannschaft und bringt Unruhe in den Betrieb. Dem ist zu entgegnen: Das Zusammenspiel zwischen FM und Mitarbeitern hängt weniger von der organisatorischen Eingliederung des Facility Managers, sondern vielmehr von dessen fachlicher rund sozialer Kompetenz ab.

Hier kann gerade ein externer Facility Manager, der regelmäßig in seinen sozialen Kompetenzen geschult wird, eine gute partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den anderen Mitarbeitern im Betrieb aufbauen. Als externe Kraft hat er darüber hinaus gleichzeitig die Autorität, Entscheidungen zu treffen, die zur Sicherung der Betreiberpflichten notwendig sind, ohne dabei zwingend an bisherige interne Betriebsabläufe gebunden zu sein.

Auf diese Weise kann ein externer Facility Manager eine elegante Alternative zu einer internen Fachkraft sein.

Ein weiterer Vorteil eines externen Facility Managers liegt dabei auf der Hand. Der externe Facility Manager muss nicht, so wie ein eigener Mitarbeiter, in einem möglicherweise monatelang andauernden Recruiting-Prozess gefunden werden. Vielmehr kann der externe Facility Manager unmittelbar zum Wunschdatum des Kunden beauftragt werden.

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