In allen Bereichen des Lebens hat das Handeln einen Auslöser und ein Resultat. Auch in Unternehmen finden umfangreiche Tätigkeiten statt, deren Ablauf direkt oder indirekt maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg haben.

Je klarer definiert und abgestimmt diese Tätigkeitsabläufe sind, desto höher ist die Chance, das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Ob großes Unternehmen oder kleines Team: Es entstehen Schnittstellen, es werden Arbeitsmittel benötigt oder mehrere Personen gehen der gleichen Tätigkeit nach. Um Missverständnisse, Reibungsverluste und unterschiedliche Herangehensweisen zu vermeiden, sind Standards erforderlich.

Diese Standards können insbesondere durch Prozesse definiert und dargestellt werden. Der Begriff des Prozesses kommt in seinen Ursprüngen aus dem Qualitätsmanagement und definiert sich laut der DIN EN ISO 9001 als „ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet“. Ein Prozess hat grundsätzlich zu beschreiben, wer – was – wie – wann – womit zu tun hat. Zudem gilt es, die Messbarkeit bzw. Wirksamkeit und natürlich das Ziel zu berücksichtigen.

Dabei kann es sich um Management-, Kern- oder Unterstützungsprozesse handeln und es ist zu beachten, welche Chancen und Risiken sich in der Ablauforganisation ergeben. Im Bereich des Gebäudebetriebes sind die Leistungen des Facility Managements meist Unterstützungsprozesse, um das Kerngeschäft des Unternehmens (wie beispielsweise die Produktion) sicherzustellen. Fällt eine relevante technische Anlage, wie z.B. ein Aufzug, mangels ordnungsgemäßer Prüfung aus, kann dies die gesamte Produktion und damit das Kerngeschäft massiv beeinträchtigen.

Die notwendigen Parameter und alle Beteiligten bei der Erstellung von (auch aufeinander wirkenden) Prozessen zu berücksichtigen und die Prozesse im Anschluss nachvollziehbar darzustellen, ist ein aufwändiges Unterfangen. Dabei ist nicht nur der „rote Faden“, sondern auch Fingerspitzengefühl gefragt, um z.B. die Mitarbeitenden einzubeziehen und eine entsprechende Akzeptanz zu ermöglichen - zumal es meist die Mitarbeitenden sind, die die Herangehensweisen sowie Hürden in den bisherigen Abläufen am besten kennen.

Zur Darstellung von Prozessen eignen sich im Besonderen Flussdiagramme, die die einzelnen Schritte eines Prozesses sowie alle Verantwortlichkeiten und Schnittstellen bildlich darstellen. Gut erstellt ist ein solches Schaubild somit nicht nur nett anzusehen, sondern zur Sicherstellung optimierter Abläufe, zur Nutzung von Einsparpotentialen und zur Berücksichtigung von Risiken auch richtig wichtig.

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