Die vier Phasen einer Nachhaltigkeitszertifizierung im Facility Management

Warum ein systematischer Prozess, langfristige Vorteile schafft.

Nachhaltigkeit ist längst kein bloßes Schlagwort mehr, sondern ein essenzieller Bestandteil moderner Unternehmensstrategien. Gerade im Facility Management spielt Nachhaltigkeit dabei eine Schlüsselrolle. Schließlich hat FM unmittelbaren Einfluss auf einen strategischen Ansatz im Hinblick auf Energieeffizienz, CO₂-Emissionen und den Ressourcenverbrauch von Immobilien.

Doch Nachhaltigkeit ist ein sehr weites Feld und für viele Unternehmen ist bereits die Definition von Nachhaltigkeitszielen – geschweige denn die Umsetzung – eine große Herausforderung.

Eine Nachhaltigkeits-Zertifizierung (etwa nach GEFMA 160) kann deshalb ein hervorragender erster Schritt sein, um bestehende Maßnahmen zu strukturieren, neue Nachhaltigkeitsziele zu definieren und damit langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Dabei gilt der Grundsatz: Je systematischer eine solche Zertifizierung angegangen wird, umso nachhaltiger die Ergebnisse.

Die folgenden vier Schritte einer Zertifizierung geben dabei eine gute Orientierung.

Phase 1: Analyse des IST-Zustands und Zielsetzung

Bevor eine Zertifizierung angestrebt wird, ist es notwendig, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation durchzuführen. Diese Phase dient dazu, die Ausgangslage zu bewerten und klare Zertifizierungsziele zu definieren.

• Datenlage prüfen: Erhebung aller relevanten Daten zu Energieverbrauch, Abfallmanagement, Emissionen und anderen Nachhaltigkeitsaspekten.
• Bestehende Maßnahmen identifizieren: Welche Nachhaltigkeitsstrategien sind bereits implementiert? Gibt es bestehende Umweltmanagementsysteme?
• Zertifizierungsziele festlegen: Soll eine Basiszertifizierung oder eine fortgeschrittene Zertifizierungsstufe erreicht werden?
• Einbindung von Facility Services: Welche Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Energiemanagement, technisches FM) können unmittelbar zur Zertifizierung beitragen und einen Mehrwert bieten und müssen daher auch berücksichtigt werden?
• Wirtschaftliche und strategische Ziele definieren: Wie kann die Zertifizierung die Unternehmensziele unterstützen und womöglich noch bekräftigen?

Phase 2: Maßnahmenpriorisierung

In dieser Phase wird überprüft, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und wo noch Lücken bestehen. Ein bewährtes Modell ist die Orientierung an den GEFMA 160-Kriterien, die Nachhaltigkeitsaspekte im Facility Management bewerten.

• Analyse der Erfüllungskriterien: Beispielsweise im Bereich Energiemanagement – welche Systeme existieren bereits, welche fehlen?
• Identifikation von Maßnahmen: Priorisierung anhand folgender Kriterien:
• Schnelle Umsetzung möglich? (z. B. Optimierung des Abfallmanagements)
• Hohe Wirkung auf Nachhaltigkeit und Zertifizierung? (z. B. Einführung eines Energiemonitorings)
• Wirtschaftlichkeit & Amortisation: Wie schnell lassen sich Investitionen refinanzieren?
• Entwicklung eines Maßnahmenplans: Basierend auf den Erkenntnissen werden konkrete Handlungsschritte formuliert.

Phase 3: Integration in den operativen Betrieb

Die Zertifizierung sollte nicht als einmaliges Projekt, sondern als kontinuierlicher Prozess verstanden werden. Deshalb müssen Maßnahmen nachhaltig in den Betriebsalltag integriert werden.

• Entwicklung interner Standards & Richtlinien: Nachhaltigkeit sollte systematisch in alle Prozesse eingebunden werden.
• Dokumentation und Berichterstattung: Alle Maßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um eine erfolgreiche Auditierung zu ermöglichen.
• Audit und Zertifizierung beantragen: Alle erforderlichen Nachweise werden für die Zertifizierungsstelle vorbereitet und ein Audit durchgeführt.

Phase 4: Kontinuierliche Verbesserung durch den PDCA-Zyklus

Eine erfolgreiche Zertifizierung ist nur der erste Schritt. Nachhaltigkeit erfordert eine kontinuierliche Optimierung und Anpassung an neue Herausforderungen. Hier kommt der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) ins Spiel:

• Plan: Regelmäßige Nachhaltigkeitsziele definieren.
• Do: Maßnahmen weiterentwickeln und umsetzen.
• Check: Monitoring-Systeme für Energie, Wasser, CO₂ und Nutzerzufriedenheit etablieren.
• Act: Optimierungen und neue Maßnahmen auf Basis der Analysen implementieren.

Einbindung der relevanten Stakeholder

Eine erfolgreiche Zertifizierung erfordert die Einbindung verschiedener Akteure:

• Immobilieneigentümer: Setzen die strategische Richtung und Nachhaltigkeitsziele.
• Immobiliennutzer: Ihre Anforderungen und Erwartungen sollten berücksichtigt werden.
• Facility-Services-Manager & Objektmanagement: Verantwortlich für die praktische Umsetzung nachhaltiger Betriebsprozesse.
• Facility-Services-Dienstleister: Stellen wichtige Daten und Inputs für nachhaltige Dienstleistungen bereit.

Das Facility Management als Game-Changer für Nachhaltigkeit

Wir glauben fest daran: Eine systematische Zertifizierung im Bereich der Nachhaltigkeit im Facility Management ist weit mehr als ein Gütesiegel – sie schafft einen strukturierten Rahmen für nachhaltige Entwicklungen und bereitet Unternehmen auf zukünftige Herausforderungen vor. Durch ein zertifiziertes Nachhaltigkeitsmanagement lassen sich nicht nur ökologische und wirtschaftliche Vorteile erzielen, sondern auch langfristige Wettbewerbsvorteile sichern. Damit wird FM zu einem der zentralen Akteure in der nachhaltigen Transformation von Immobilien. Sie möchten Ihr FM auf das nächste Level bringen – sprechen Sie uns an!

Unsere FM-Consultants unterstützen Sie gerne bei einer langfristigen Nachhaltigkeitsstrategie für Ihr FM und Ihre Immobilien.